Vor dem Umstieg: erst verstehen, dann auswählen
Sammeln Sie zuerst, welche Dateien, Anwendungen und Arbeitsabläufe Ihr Team tatsächlich nutzt. Prüfen Sie dabei auch Abhängigkeiten, die auf den ersten Blick leicht übersehen werden – zum Beispiel gemeinsam genutzte Postfächer, lokale Fachsoftware oder Geräte in der Werkstatt.
Legen Sie danach fest, was sich mit einem Cloud-Dienst verbessern soll. Kriterien wie Zugriffsschutz, Datensicherung, Support, laufende Kosten und Speicherort sollten zum Betrieb und zu den geltenden Anforderungen passen.
Mit einem überschaubaren Pilotprojekt starten
Wählen Sie für einen ersten Test einen klar abgegrenzten Bereich mit wenigen Beteiligten. So kann Ihr Team den neuen Ablauf erproben, Fragen sammeln und Berechtigungen anpassen, bevor weitere Daten und Personen dazukommen.
Richten Sie Konten mit Mehr-Faktor-Authentifizierung ein und übertragen Sie nur Daten, die im Pilot wirklich benötigt werden. Prüfen Sie außerdem, wie die Wiederherstellung gelöschter oder veränderter Dateien funktioniert.
Der Wechsel ist erst mit dem Alltag abgeschlossen
Planen Sie eine kurze Einführung für Mitarbeitende und halten Sie fest, wer Zugriffsrechte verwaltet. Vereinbaren Sie auch, wie lange das alte System verfügbar bleibt und wie ein Rückweg aussieht, falls ein wichtiger Ablauf noch nicht zuverlässig funktioniert.
Ein guter Cloud-Umstieg ist kein möglichst schneller Umzug. Er ist ein nachvollziehbarer Wechsel, bei dem Sicherheit, Arbeitsabläufe und laufende Kosten zusammen betrachtet werden.